[{"data":1,"prerenderedAt":168},["ShallowReactive",2],{"help-article-staff-474":3,"help-view-staff":50},{"data":4},{"help":5},{"id":6,"name":7,"article":8},"48","Staff",{"id":9,"catalog":10,"category":11,"keywords":14,"title":38,"description":39,"body":40,"legacy":41,"created_by":42,"created_at":46,"updated_at":47,"edge_associated_articles":48},"474",{"id":6,"name":7},{"id":12,"name":13},"80","Покрокові інструкції",[15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29,30,31,32,33,34,35,36,37],"імпорт відсутностей","відпустки","лікарняні","відрядження","excel","перенесення даних","міграція з іншої системи","баланс відпустки","стартовий залишок","добові","на руки","брутто","місце роботи","сумісництво","внутрішнє сумісництво","два договори","паралельні відпустки","вже внесені відпустки","провести наявні документи","прогін відсутностей","податки відпускних","ЄСВ 8","41","Імпорт історії відсутностей з Excel: покрокова інструкція","Відпустки, лікарняні та відрядження за минулі роки — це не просто архів: від них залежать баланс відпустки кожного співробітника, середній заробіток для майбутніх нарахувань і стаж. Якщо ви переходите зі старої системи, всю цю історію можна перенести одним файлом через майстер **Налаштування → Імпорт → Історія**. Нижче","Відпустки, лікарняні та відрядження за минулі роки — це не просто архів: від них залежать баланс відпустки кожного співробітника, середній заробіток для майбутніх нарахувань і стаж. Якщо ви переходите зі старої системи, всю цю історію можна перенести одним файлом через майстер **Налаштування → Імпорт → Історія**. Нижче — кожен крок з поясненнями.\n\nЗагальний маршрут перенесення всіх даних — у статті [Перехід з іншої системи: як перенести всі дані](https://wiki.oneb.app/help/staff/articles/464). Відсутності імпортуйте **після** співробітників, окладів і нарахувань — тоді система зможе перерахувати відпускні й лікарняні з уже завантаженої історії зарплат.\n\n***\n\n## Кроки\n\n1. Відкрийте **Налаштування → Імпорт → Історія** і оберіть тип **«Відсутності»**.\n2. Оберіть режим імпорту (докладно — нижче) і за потреби зніміть чи лишіть галочку **«Компенсувати стартовий залишок відпустки»**.\n3. Натисніть **«Завантажити шаблон»** — отримаєте готовий Excel із правильними колонками. У шаблоні вже є **зразковий рядок для кожного типу відсутності з довідника** (відпустки, лікарняні, декрет, відрядження з добовими тощо) — орієнтуйтесь на них при заповненні і зітріть перед завантаженням свого файлу.\n\n![1.00](/img/s4/21dd/f5e41b335a52f1975163d012853b5dd5adfe.png?s=8e20729f0b59664d19c02cdb045558b2)\n\n1. Заповніть шаблон даними зі старої системи — по рядку на кожну відсутність:\n\n   * **Хто:** ІПН (найнадійніше) або прізвище та ім'я; назва компанії (якщо компанія у вашому просторі одна, цю колонку можна не додавати). Якщо в людини два договори в одній компанії — ще колонка **«Місце роботи»**: `основне` або `сумісництво` (докладніше — нижче).\n\n   * **Що:** тип відсутності — назва з довідника «Типи відсутностей» (наприклад, «Щорічна основна відпустка», «Лікарняний», «Відрядження»), саме такі приклади у шаблоні. Замість назви можна вписати службовий alias типу (наприклад, vacation_basic) — система розуміє обидва варіанти, великі/малі літери не мають значення.\n\n   * **Коли:** дата початку і дата завершення. Найкраще у форматі РРРР-ММ-ДД (наприклад, 2025-07-01), але система зрозуміє і звичний запис `01.07.2025`.\n\n   * **Статус:** «план», «підтверджено» або «проведено». «Проведено» означає, що за цю відсутність у старій системі вже нарахували гроші.\n\n   * **Суми для проведених:** сума нарахування зі старої системи (до податків) і сума **«на руки»** (після утримань). «На руки» — це те, що потрапить у баланс співробітника, як при звичайному проведенні відпустки в Staff; сума до податків лишиться базою для ЄСВ і середнього заробітку. Якщо вказані обидві суми, система ще й порахує податки за формулами схеми цього типу відсутності — ПДФО, військовий збір і ЄСВ за ставками з ваших налаштувань, зокрема за індивідуальною ставкою ЄСВ працівника, якщо вона задана на його посаді, — тож в аналітиці місяць буде повним. Без «на руки» вся сума до податків піде в баланс, податки не додаються, і утримання виглядатимуть як борг перед працівником — майстер попередить про це на кроці перевірки.\n\n   * За потреби: номер е-лікарняного, назва норми добових і сума добових за день (для відряджень), коментар.\n2. Перетягніть заповнений файл у майстер і звірте зіставлення колонок — система підкаже його автоматично.\n3. На кроці **«Перевірка»** подивіться результат: скільки рядків готово, де помилки (з поясненням) і попередження. **На цьому кроці в системі ще нічого не змінюється.**\n4. Якщо помилок немає — натисніть **«Провести імпорт»**. Готово: документи з'являться на картках співробітників, а проведені — разом із нарахуваннями і прогоном «Відсутності» у розділі «Нарахування» (про нього нижче).\n\n***\n\n## Два режими: «Як є» і «Перерахувати»\n\nРежим стосується лише рядків зі статусом «проведено» за оплачуваними типами. Заплановані, підтверджені та неоплачувані відсутності в обох режимах просто стають документами.\n\n* **«Як є»** — система запише суми рівно такі, як у вашому файлі: до податків (ця колонка для таких рядків обов'язкова) і «на руки». Обирайте, якщо хочете перенести історію без змін — «як було у старій системі». Якщо відсутність переходила через межу місяця, обидві суми розносяться по місяцях пропорційно дням. Сума до податків потрапляє в категорію відповідного типу («Відпускні», «Оплата відрядження», «Декретні (ПФУ)»), а для лікарняних — у загальну «Нараховано (брутто)», бо з однієї суми не відновити розподіл між роботодавцем і ПФУ. Коли вказано «на руки», податкові рядки (ПДФО, військовий збір, ЄСВ) рахуються формулами схеми типу від суми до податків по кожному місяцю; для лікарняних і для рядків без «на руки» податки не додаються.\n\n* **«Перерахувати»** — система сама порахує відпускні чи лікарняні за своїми формулами, спираючись на вже імпортовану історію зарплат. Якщо у файлі вказані й суми зі старої системи, на кроці перевірки ви побачите різницю: сума до податків порівнюється з розрахованою до податків, «на руки» — з розрахованою «на руки». Зручно для звірки.\n\nПереглянути імпортоване нарахування можна на картці співробітника: у ньому буде позначка **«Імпортовано»**, суми зі старої системи (до податків і на руки), розбивка по місяцях, якщо відсутність переходила через межу місяця, а з «на руки» — ще й податки по кожному місяцю.\n\n![1.00](/img/s4/2658/5a197116f862838273da5dd891dcbeb780dd.png?s=ee77de4600e08b986f6f87ce05d5bcba)\n\n***\n\n## Що з'являється в «Нарахуваннях»\n\nПроведені рядки імпорту збираються у прогони з позначкою **«Відсутності»** — так само, як масове проведення відпусток із календаря: один прогін на компанію і місяць початку документів. Їх видно у розділі **Нарахування**, а в картці прогону — перелік документів із сумами «на руки». Такий прогін місяць не закриває: зарплату за цей місяць можна нараховувати як звичайно, відпускні до неї не додадуться вдруге.\n\nЩоб змінити суми вже проведених відпусток із файлу, документи видаляти не треба: скасуйте прогін «Відсутності» в його картці — документи повернуться у статус «підтверджено», а їх нарахування зникнуть, — і повторіть імпорт того самого файлу з виправленими сумами. Майстер проведе наявні документи заново (див. наступний розділ). Так само варто зробити, якщо після імпорту ви змінили ставку ЄСВ працівника: податки перерахуються за новою ставкою.\n\n***\n\n## Якщо відпустки вже внесені руками\n\nЧасто відпустки спочатку заводять у Staff вручну (щоб бачити календар і залишки), а суми відпускних зі старої системи з'являються пізніше. Нічого видаляти чи скасовувати не треба: якщо рядок файлу **точно збігається** з наявним документом — та сама людина і договір, той самий тип, ті самі дати початку й завершення, — майстер не створює другий документ і не скаржиться на перетин, а **проводить наявний** сумами з рядка.\n\nНа кроці перевірки такий рядок позначається попередженням «наявний документ № … — буде проведено», у підсумку імпорту він рахується як **оновлений**, а не створений. Правила:\n\n* документ у статусі «план» або «підтверджено», рядок зі статусом «проведено» → документ підтверджується (якщо треба) і проводиться сумами з файлу;\n* документ «план», рядок «підтверджено» → документ лише підтверджується;\n* рядок зі статусом не вищим за статус документа (наприклад, обидва «підтверджено») → рядок пропускається з повідомленням «вже внесено», документ не змінюється;\n* документ **уже проведений** → помилка «цю відсутність уже внесено і проведено»; якщо суму треба змінити — спершу розпровести документ на картці або скасувати прогін «Відсутності»;\n* збігаються не всі дати або інший тип відсутності на тих самих датах → звичайна помилка перетину (див. нижче);\n* скасовані документи не враховуються — замість них створюється новий.\n\nКоментар, номер лікарняного й інші поля наявного документа майстер не перезаписує — він лише змінює статус і проводить нарахування.\n\n***\n\n## Галочка «Компенсувати стартовий залишок відпустки»\n\nЯкщо при переході ви вже вказали співробітникам **стартовий залишок відпустки** (скільки днів лишалося за старою системою), то імпортовані використані відпустки списали б ці самі дні **вдруге** — адже залишок їх уже врахував.\n\nГалочка (увімкнена за замовчуванням) розвʼязує це автоматично: після імпорту стартовий залишок збільшиться рівно на кількість імпортованих днів відпустки — і підсумковий баланс кожного співробітника **не зміниться**. На кроці перевірки система заздалегідь покаже, кому і на скільки днів буде скориговано залишок, а на екрані результату — підсумок.\n\nЯкщо стартовий залишок ви не вводили — галочка ні на що не впливає: баланс порахується з повної імпортованої історії.\n\n***\n\n## Якщо в людини два договори в одній компанії\n\nКолонка **«Місце роботи»** (`основне` або `сумісництво`) потрібна лише тоді, коли в людини одночасно основне місце і внутрішнє сумісництво в одній компанії; майстер розпізнає її за назвою. Без неї система віднесе відсутність до договору, що діяв у її дати, а якщо таких кілька — до основного, і на кроці перевірки покаже попередження з порадою заповнити «Місце роботи». Так само система попередить, якщо рядок датовано протягом 3 місяців після закінчення другого договору. А паралельні відпустки за основним місцем і за сумісництвом, розведені цією колонкою, між собою не конфліктують — у кожного договору свій баланс відпустки. Докладніше про договори — у статті [Кілька працевлаштувань і посад однієї людини](https://wiki.oneb.app/help/staff/articles/405).\n\n***\n\n## Якщо щось пішло не так\n\n* **«Особу не знайдено» або «неоднозначна особа»** — спершу імпортуйте співробітників і переконайтесь, що ІПН у файлі збігається з карткою. Якщо ІПН немає, система шукає за прізвищем та ім'ям — вони мають бути написані так само, як у картці.\n\n* **«Тип відсутності не знайдено»** — назва (або alias) у файлі має відповідати довіднику **Налаштування → Типи відсутностей**; великі/малі літери не важливі, а от зайві пробіли чи інша назва — важливі.\n\n* **«Перетинається з…»** — у співробітника вже є відсутність на ці дати (або два рядки файлу накладаються один на одного). Виправте дати у файлі. Якщо це та сама відпустка, що вже внесена руками, — перевірте, що дати й тип у рядку збігаються з документом точно: тоді майстер проведе наявний документ (див. вище). Якщо ж це паралельні відпустки за основним місцем і за сумісництвом однієї людини — розведіть рядки колонкою «Місце роботи»: відпустки різних договорів між собою не конфліктують.\n\n* **«Цю відсутність уже внесено і проведено»** — за документом уже є нарахування. Щоб замінити суму, розпровести документ на картці співробітника або скасуйте прогін «Відсутності» і повторіть імпорт.\n\n* **«Для проведення \"як є\" потрібна сума»** — у режимі «Як є» рядки зі статусом «проведено» мусять мати суму нарахування зі старої системи.\n\n* **«На руки має бути між 0 і сумою нарахування»** — сума на руки не може перевищувати суму до податків; перевірте, чи не переплутані колонки.\n\n* **Попередження про «На руки»** над таблицею перевірки — у проведених рядках немає суми на руки: імпорт можливий, але баланси включатимуть утримання, а податки не додадуться. Якщо колонка у файлі є — перевірте зіставлення колонок.\n\n* **Попередження про середню чи стаж** у режимі «Перерахувати» — системі бракує історії зарплат або страхового стажу для точного розрахунку. Спершу завантажте [історію нарахувань](https://wiki.oneb.app/help/staff/articles/466), або скористайтесь режимом «Як є».\n\n* Імпорт завжди **все або нічого**: якщо хоч один рядок з помилкою — жоден рядок не запишеться, поки ви не виправите файл.",false,{"id":43,"name":44,"photo_url":45},"37","Ярослав Плакида","https://account.oneb.app/uploads/usr/photo/1/JMQPpCmTUtL2j8Mecr5W3TbY5ZbyK4fw.jpeg?w=300&h=300&fit=crop&s=7712ff4ac866b4965be19403505c01c8",1784066902,1791456052,{"edges":49},[],{"data":51},{"help":52},{"id":6,"name":7,"language":53,"edge_categories":54,"edge_translations":166},null,{"page_info":55,"edges":57},{"has_next_page":41,"end_cursor":56},"W1s0XSxbMSw4MF1d",[58,78,106,138],{"node":59},{"id":60,"name":61,"created_at":62,"articles_count":63,"edge_preview_articles":64},"81","З чого почати",1782908698,3,{"edges":65},[66,70,74],{"node":67},{"id":68,"title":69},"478","Що таке Staff: огляд застосунку",{"node":71},{"id":72,"title":73},"464","Перехід з іншої системи: як перенести всі дані",{"node":75},{"id":76,"title":77},"378","Як імпортувати співробітників з Excel або CSV",{"node":79},{"id":80,"name":81,"created_at":82,"articles_count":83,"edge_preview_articles":84},"82","Поняття й терміни",1782955204,5,{"edges":85},[86,90,94,98,102],{"node":87},{"id":88,"title":89},"473","Мінбаза і максбаза ЄСВ, зміни заднім числом",{"node":91},{"id":92,"title":93},"469","Баланс відпустки і страховий стаж",{"node":95},{"id":96,"title":97},"411","Категорії нарахувань: баланс і податки",{"node":99},{"id":100,"title":101},"383","Як дати прийняття та звільнення впливають на нарахування",{"node":103},{"id":104,"title":105},"380","Тип значення змінної: число чи відсоток",{"node":107},{"id":108,"name":109,"created_at":110,"articles_count":111,"edge_preview_articles":112},"83","Огляди можливостей",1782958181,13,{"edges":113},[114,118,122,126,130,134],{"node":115},{"id":116,"title":117},"571","Публічний API і MCP: що можна читати й змінювати ззовні",{"node":119},{"id":120,"title":121},"570","Пауза нарахувань: як тимчасово не нараховувати зарплату",{"node":123},{"id":124,"title":125},"569","Експериментальні функції: API для інтеграцій і MCP для ШІ-асистентів",{"node":127},{"id":128,"title":129},"477","Доступ для служби підтримки",{"node":131},{"id":132,"title":133},"468","Відсутності: календар, типи і статуси",{"node":135},{"id":136,"title":137},"414","Картка співробітника: повний огляд",{"node":139},{"id":12,"name":13,"created_at":140,"articles_count":141,"edge_preview_articles":142},1782809096,18,{"edges":143},[144,148,152,154,158,162],{"node":145},{"id":146,"title":147},"573","Виправити суму в імпортованому прогоні: зміна, видалення й додавання рядків",{"node":149},{"id":150,"title":151},"476","Масове проведення відпускних і лікарняних",{"node":153},{"id":9,"title":38},{"node":155},{"id":156,"title":157},"472","Компенсація невикористаної відпустки при звільненні",{"node":159},{"id":160,"title":161},"471","Відрядження і добові",{"node":163},{"id":164,"title":165},"470","Як нарахувати відпускні, лікарняні та декретні",{"edges":167},[],1791685082408]