Імпорт історії відсутностей з Excel: покрокова інструкція

Відпустки, лікарняні та відрядження за минулі роки — це не просто архів: від них залежать баланс відпустки кожного співробітника, середній заробіток для майбутніх нарахувань і стаж. Якщо ви переходите зі старої системи, всю цю історію можна перенести одним файлом через майстер Налаштування → Імпорт → Історія. Нижче — кожен крок з поясненнями.

Загальний маршрут перенесення всіх даних — у статті Перехід з іншої системи: як перенести всі дані. Відсутності імпортуйте після співробітників, окладів і нарахувань — тоді система зможе перерахувати відпускні й лікарняні з уже завантаженої історії зарплат.

Кроки

Відкрийте Налаштування → Імпорт → Історія і оберіть тип «Відсутності».
Оберіть режим імпорту (докладно — нижче) і за потреби зніміть чи лишіть галочку «Компенсувати стартовий залишок відпустки».
Натисніть «Завантажити шаблон» — отримаєте готовий Excel із правильними колонками. У шаблоні вже є зразковий рядок для кожного типу відсутності з довідника (відпустки, лікарняні, декрет, відрядження з добовими тощо) — орієнтуйтесь на них при заповненні і зітріть перед завантаженням свого файлу.

1.00

Заповніть шаблон даними зі старої системи — по рядку на кожну відсутність:
- Хто: ІПН (найнадійніше) або прізвище та ім'я; назва компанії (якщо компанія у вашому просторі одна, цю колонку можна не додавати). Якщо в людини два договори в одній компанії — ще колонка «Місце роботи»: основне або сумісництво (докладніше — нижче).
- Що: тип відсутності — назва з довідника «Типи відсутностей» (наприклад, «Щорічна основна відпустка», «Лікарняний», «Відрядження»), саме такі приклади у шаблоні. Замість назви можна вписати службовий alias типу (наприклад, vacation_basic) — система розуміє обидва варіанти, великі/малі літери не мають значення.
- Коли: дата початку і дата завершення. Найкраще у форматі РРРР-ММ-ДД (наприклад, 2025-07-01), але система зрозуміє і звичний запис 01.07.2025.
- Статус: «план», «підтверджено» або «проведено». «Проведено» означає, що за цю відсутність у старій системі вже нарахували гроші.
- Суми для проведених: сума нарахування зі старої системи (до податків) і сума «на руки» (після утримань). «На руки» — це те, що потрапить у баланс співробітника, як при звичайному проведенні відпустки в Staff; сума до податків лишиться базою для ЄСВ і середнього заробітку. Якщо вказані обидві суми, система ще й порахує податки за формулами схеми цього типу відсутності — ПДФО, військовий збір і ЄСВ за ставками з ваших налаштувань, зокрема за індивідуальною ставкою ЄСВ працівника, якщо вона задана на його посаді, — тож в аналітиці місяць буде повним. Без «на руки» вся сума до податків піде в баланс, податки не додаються, і утримання виглядатимуть як борг перед працівником — майстер попередить про це на кроці перевірки.
- За потреби: номер е-лікарняного, назва норми добових і сума добових за день (для відряджень), коментар.
Перетягніть заповнений файл у майстер і звірте зіставлення колонок — система підкаже його автоматично.
На кроці «Перевірка» подивіться результат: скільки рядків готово, де помилки (з поясненням) і попередження. На цьому кроці в системі ще нічого не змінюється.
Якщо помилок немає — натисніть «Провести імпорт». Готово: документи з'являться на картках співробітників, а проведені — разом із нарахуваннями і прогоном «Відсутності» у розділі «Нарахування» (про нього нижче).

Два режими: «Як є» і «Перерахувати»

Режим стосується лише рядків зі статусом «проведено» за оплачуваними типами. Заплановані, підтверджені та неоплачувані відсутності в обох режимах просто стають документами.

«Як є» — система запише суми рівно такі, як у вашому файлі: до податків (ця колонка для таких рядків обов'язкова) і «на руки». Обирайте, якщо хочете перенести історію без змін — «як було у старій системі». Якщо відсутність переходила через межу місяця, обидві суми розносяться по місяцях пропорційно дням. Сума до податків потрапляє в категорію відповідного типу («Відпускні», «Оплата відрядження», «Декретні (ПФУ)»), а для лікарняних — у загальну «Нараховано (брутто)», бо з однієї суми не відновити розподіл між роботодавцем і ПФУ. Коли вказано «на руки», податкові рядки (ПДФО, військовий збір, ЄСВ) рахуються формулами схеми типу від суми до податків по кожному місяцю; для лікарняних і для рядків без «на руки» податки не додаються.
«Перерахувати» — система сама порахує відпускні чи лікарняні за своїми формулами, спираючись на вже імпортовану історію зарплат. Якщо у файлі вказані й суми зі старої системи, на кроці перевірки ви побачите різницю: сума до податків порівнюється з розрахованою до податків, «на руки» — з розрахованою «на руки». Зручно для звірки.

Переглянути імпортоване нарахування можна на картці співробітника: у ньому буде позначка «Імпортовано», суми зі старої системи (до податків і на руки), розбивка по місяцях, якщо відсутність переходила через межу місяця, а з «на руки» — ще й податки по кожному місяцю.

1.00

Що з'являється в «Нарахуваннях»

Проведені рядки імпорту збираються у прогони з позначкою «Відсутності» — так само, як масове проведення відпусток із календаря: один прогін на компанію і місяць початку документів. Їх видно у розділі Нарахування, а в картці прогону — перелік документів із сумами «на руки». Такий прогін місяць не закриває: зарплату за цей місяць можна нараховувати як звичайно, відпускні до неї не додадуться вдруге.

Щоб змінити суми вже проведених відпусток із файлу, документи видаляти не треба: скасуйте прогін «Відсутності» в його картці — документи повернуться у статус «підтверджено», а їх нарахування зникнуть, — і повторіть імпорт того самого файлу з виправленими сумами. Майстер проведе наявні документи заново (див. наступний розділ). Так само варто зробити, якщо після імпорту ви змінили ставку ЄСВ працівника: податки перерахуються за новою ставкою.

Якщо відпустки вже внесені руками

Часто відпустки спочатку заводять у Staff вручну (щоб бачити календар і залишки), а суми відпускних зі старої системи з'являються пізніше. Нічого видаляти чи скасовувати не треба: якщо рядок файлу точно збігається з наявним документом — та сама людина і договір, той самий тип, ті самі дати початку й завершення, — майстер не створює другий документ і не скаржиться на перетин, а проводить наявний сумами з рядка.

На кроці перевірки такий рядок позначається попередженням «наявний документ № … — буде проведено», у підсумку імпорту він рахується як оновлений, а не створений. Правила:

документ у статусі «план» або «підтверджено», рядок зі статусом «проведено» → документ підтверджується (якщо треба) і проводиться сумами з файлу;
документ «план», рядок «підтверджено» → документ лише підтверджується;
рядок зі статусом не вищим за статус документа (наприклад, обидва «підтверджено») → рядок пропускається з повідомленням «вже внесено», документ не змінюється;
документ уже проведений → помилка «цю відсутність уже внесено і проведено»; якщо суму треба змінити — спершу розпровести документ на картці або скасувати прогін «Відсутності»;
збігаються не всі дати або інший тип відсутності на тих самих датах → звичайна помилка перетину (див. нижче);
скасовані документи не враховуються — замість них створюється новий.

Коментар, номер лікарняного й інші поля наявного документа майстер не перезаписує — він лише змінює статус і проводить нарахування.

Галочка «Компенсувати стартовий залишок відпустки»

Якщо при переході ви вже вказали співробітникам стартовий залишок відпустки (скільки днів лишалося за старою системою), то імпортовані використані відпустки списали б ці самі дні вдруге — адже залишок їх уже врахував.

Галочка (увімкнена за замовчуванням) розвʼязує це автоматично: після імпорту стартовий залишок збільшиться рівно на кількість імпортованих днів відпустки — і підсумковий баланс кожного співробітника не зміниться. На кроці перевірки система заздалегідь покаже, кому і на скільки днів буде скориговано залишок, а на екрані результату — підсумок.

Якщо стартовий залишок ви не вводили — галочка ні на що не впливає: баланс порахується з повної імпортованої історії.

Якщо в людини два договори в одній компанії

Колонка «Місце роботи» (основне або сумісництво) потрібна лише тоді, коли в людини одночасно основне місце і внутрішнє сумісництво в одній компанії; майстер розпізнає її за назвою. Без неї система віднесе відсутність до договору, що діяв у її дати, а якщо таких кілька — до основного, і на кроці перевірки покаже попередження з порадою заповнити «Місце роботи». Так само система попередить, якщо рядок датовано протягом 3 місяців після закінчення другого договору. А паралельні відпустки за основним місцем і за сумісництвом, розведені цією колонкою, між собою не конфліктують — у кожного договору свій баланс відпустки. Докладніше про договори — у статті Кілька працевлаштувань і посад однієї людини.

Якщо щось пішло не так

«Особу не знайдено» або «неоднозначна особа» — спершу імпортуйте співробітників і переконайтесь, що ІПН у файлі збігається з карткою. Якщо ІПН немає, система шукає за прізвищем та ім'ям — вони мають бути написані так само, як у картці.
«Тип відсутності не знайдено» — назва (або alias) у файлі має відповідати довіднику Налаштування → Типи відсутностей; великі/малі літери не важливі, а от зайві пробіли чи інша назва — важливі.
«Перетинається з…» — у співробітника вже є відсутність на ці дати (або два рядки файлу накладаються один на одного). Виправте дати у файлі. Якщо це та сама відпустка, що вже внесена руками, — перевірте, що дати й тип у рядку збігаються з документом точно: тоді майстер проведе наявний документ (див. вище). Якщо ж це паралельні відпустки за основним місцем і за сумісництвом однієї людини — розведіть рядки колонкою «Місце роботи»: відпустки різних договорів між собою не конфліктують.
«Цю відсутність уже внесено і проведено» — за документом уже є нарахування. Щоб замінити суму, розпровести документ на картці співробітника або скасуйте прогін «Відсутності» і повторіть імпорт.
«Для проведення "як є" потрібна сума» — у режимі «Як є» рядки зі статусом «проведено» мусять мати суму нарахування зі старої системи.
«На руки має бути між 0 і сумою нарахування» — сума на руки не може перевищувати суму до податків; перевірте, чи не переплутані колонки.
Попередження про «На руки» над таблицею перевірки — у проведених рядках немає суми на руки: імпорт можливий, але баланси включатимуть утримання, а податки не додадуться. Якщо колонка у файлі є — перевірте зіставлення колонок.
Попередження про середню чи стаж у режимі «Перерахувати» — системі бракує історії зарплат або страхового стажу для точного розрахунку. Спершу завантажте історію нарахувань, або скористайтесь режимом «Як є».
Імпорт завжди все або нічого: якщо хоч один рядок з помилкою — жоден рядок не запишеться, поки ви не виправите файл.